IT-Beschaffung für kleine Firmen: So sparst du Zeit und Geld

Neue PCs fürs Büro? Für kleine Unternehmen ist die Hardware-Beschaffung oft nervig: Zu viele Optionen, undurchsichtige Preise, und am Ende passt die Hälfte nicht. Hier erfährst du, wie es besser geht.

Das Problem mit der IT-Beschaffung

Kleine Firmen stehen oft vor einem Dilemma:

• Elektronikmarkt: Consumer-Geräte, oft nicht für Dauerbetrieb ausgelegt
• Online-Großhändler: Riesige Auswahl, aber wer berät dich?
• Große IT-Systemhäuser: Teuer, lange Verträge, für 5-20 Mitarbeiter überdimensioniert
• Selbst zusammenstellen: Zeitaufwand, Fehlerrisiko

Das Ergebnis: Entweder zu viel bezahlt, oder Hardware die nicht passt.

💡 Worauf es wirklich ankommt

1. Anforderungen klar definieren

Bevor du irgendetwas kaufst: Was wird wirklich gebraucht?

• Office-Arbeit: E-Mail, Word, Excel, Browser → Einfacher PC reicht
• Buchhaltung & ERP: Etwas mehr RAM, zuverlässige Hardware
• Grafik & CAD: Starke CPU, dedizierte Grafikkarte, viel RAM
• Empfang/Kasse: Kompakt, leise, zuverlässig

Nicht jeder Arbeitsplatz braucht den gleichen PC. Das spart richtig Geld.

2. Business-Hardware vs. Consumer-Hardware

Es gibt einen Grund, warum HP, Dell und Lenovo separate Business-Linien haben:

• Längere Garantie: Oft 3 Jahre statt 1-2
• Vor-Ort-Service: Techniker kommt zu dir
• Ersatzteile verfügbar: Auch nach Jahren noch
• Robuster gebaut: Für Dauereinsatz ausgelegt
• Einheitliche Treiber: Weniger Probleme bei Updates

Das günstige Notebook aus dem Elektronikmarkt ist verlockend – aber wenn es nach 18 Monaten stirbt, war es nicht günstig.

3. Einheitlichkeit spart Support-Kosten

Wenn jeder Mitarbeiter ein anderes Gerät hat, wird Support zum Alptraum:

• Verschiedene Treiber
• Unterschiedliche Probleme
• Keine Ersatzteile austauschbar
• Jeder PC braucht individuelle Betreuung

Besser: 2-3 Standardkonfigurationen für verschiedene Anforderungen. Einfacher zu warten, Ersatzteile auf Lager, schneller Austausch bei Defekt.

🚫 Typische Fehler vermeiden

Fehler 1: Nur auf den Preis schauen

Der billigste PC kostet am Ende oft mehr – durch Ausfälle, Frust und verlorene Arbeitszeit.

Fehler 2: Überdimensionieren

Nicht jeder braucht einen High-End-PC. Ein Buchhalter braucht keine Gaming-Grafikkarte.

Fehler 3: Keine Garantie/Support einplanen

Was passiert, wenn ein PC ausfällt? Wer repariert? Wie schnell? Das muss vorher klar sein.

Fehler 4: Alles selbst machen wollen

Zeit ist Geld. Wenn der Geschäftsführer Stunden mit PC-Recherche verbringt, ist das teurer als ein Berater.

✅ So läuft's besser

1. Bestandsaufnahme: Was ist da? Was muss ersetzt werden?
2. Anforderungen pro Arbeitsplatz: Wer braucht was?
3. Budget festlegen: Realistisch, nicht nur Anschaffung sondern auch Support
4. Angebote vergleichen: Nicht nur Preis, auch Service und Garantie
5. Lokalen Partner einbeziehen: Jemand der auch nach dem Kauf noch da ist

🤝 Der Vorteil eines lokalen Partners

Große Systemhäuser haben ihren Platz – für Konzerne mit IT-Abteilungen. Für kleine Firmen ist ein lokaler Ansprechpartner oft besser:

• Persönliche Beratung: Wir schauen uns an, was ihr wirklich braucht
• Flexible Lösungen: Kein starres Produktportfolio
• Schnelle Hilfe: Kurze Wege, kein Ticket-System
• Faire Preise: Keine überteuerten "Business-Aufschläge"
• Langfristige Betreuung: Wir kennen eure Systeme

Ihr bekommt keinen anonymen Vertriebsmitarbeiter, sondern einen Ansprechpartner der eure IT kennt.

💰 Was kostet das?

Richtwerte für solide Business-PCs (Stand 2026):

• Einfacher Office-PC: 400-600€
• Standard-Arbeitsplatz: 600-900€
• Leistungsstarker Arbeitsplatz: 900-1.400€
• Workstation (CAD, Grafik): 1.500-3.000€

Dazu kommen ggf. Monitore, Peripherie, Einrichtung. Aber: Ihr kauft keine Katze im Sack, sondern wisst genau was ihr bekommt.